7 dicas para ser mais produtivo

29 de novembro de 2015
domingo

arte_getitdoneQuando eu conto para as pessoas que eu trabalho em casa, a maioria sempre fala “Ah, eu nunca iria conseguir trabalhar em casa, ficaria assistindo tv o dia inteiro”. De fato, eu também pensava que nunca iria conseguir, afinal as distrações são muitas: netflix a um clique de distância, minha cachorrinha querendo atenção o tempo inteiro, aqueles “só mais cinco minutinhos” de sono de manhã que podem virar 1h30 a mais num piscar de olhos e sem falar nas redes sociais, skype, whatsapp e por aí vai.

Para mim o que é mais importante e primordial quando se trabalha em casa é ter FOCO. Trabalhar 6 horas em plena concentração é muito mais produtivo do que trabalhar por 12 horas disperso. Porém manter a concentração e disciplina é realmente muito mais desafiador quando se trabalha em casa.

Esse ano para mim foi incrível em termos de trabalho, a minha agenda esteve completamente lotada de janeiro a dezembro. O problema foi que no meio de tanto trabalho eu passei a me tornar uma pessoa muito ansiosa, coisa que eu nunca fui na minha vida inteira. Eu sentava para trabalhar e simplesmente não sabia por onde começar.

Passei a vivenciar umas mini crises de pânico/ansiedade: minhas mãos tremiam, eu suava exageradamente, tinha insônia, meu coração parecia que ia sair pela boca e uma sensação de angústia horrível. Foi aí que me dei conta de que precisava mudar a minha rotina.

Comecei a pesquisar sobre como manter o foco e a concentração – assisti à vários vídeos no youtube, palestra no TED talks,  li artigos em blogs e revistas. Tentei várias técnicas, alterei meus horários de trabalho e só depois de alguns meses eu consegui criar uma rotina de trabalho que tem funcionado maravilhas para mim.
Já vou adiantar aqui que são técnicas que eu tento ao máximo manter, mas é claro que nem sempre eu consigo. Mas mesmo não sendo 100% focada (afinal quem é?) já senti uma excelente melhora na minha produtividade.

Aqui nesse post eu compartilho essas técnicas com vocês:

1. regra 50/10
É comprovado que o cérebro gasta muito mais energia ao realizar tarefas criativas do que tarefas que exigem raciocínio lógico. Por esse motivo criativos tendem a terminar a jornada de trabalho completamente exaustos, sem mesmo ter levantado da cadeira. Para minimizar essa exaustão é muito importante parar por alguns instantes para que nosso cérebro recupere as energias, principalmente se você fica na frente do computador o dia inteiro.

A regra 50/10 funciona assim: trabalhe por 50 minutos e descanse 10. Ajuste o timer do seu celular e escolha uma tarefa que seja possível completar em 50 minutos ou se você estiver trabalhando num projeto grande divida-o em várias sessões de 50 minutos. Se achar que 50 minutos é pouco, você pode trabalhar por 1h30 e descansar entre 15 a 20 minutos depois. A parte mais importante dessa regrinha: quando você iniciar os seus 50 minutos de trabalho você irá focar somente na tarefa escolhida – única e exclusivamente. Você tem que esquecer toda e qualquer distração – redes sociais, whatsapp, internet, tv, etc. Você não vai levantar para ir ao banheiro, você não vai atender o telefone, nem brincar com seu cachorro.

No break de 10 minutos é legal fazer algo que não esteja relacionado com o computador – dê uma folga para seu cérebro. Eu gosto muito de realizar pequenas tarefas domésticas – lavar louça, arrumar a cama, lavar roupa, passear com a Azeitona …

Essa regra é um pouco rígida, mas funciona. Você vai treinar o seu cérebro a fazer uma coisa de cada vez e o que é mais importante: com foco e atenção total. É impressionante a quantidade de coisas que você consegue concluir trabalhando nesse sistema. Com o tempo o seu cérebro estará mais condicionado a se concentrar e você irá se distrair menos.

2. faça listas e planeje
Eu parto do princípio que quanto mais organizado você for, menos perrengue você passa na vida. Simples assim.

Meu sistema de listas funciona da seguinte maneira: eu tenho uma lista semanal e outra diária. Na semanal eu coloco tudo o que preciso concluir durante a semana. E todo dia eu faço uma lista para o dia: anoto tudo o que precisa ser concluído nesse dia, pois assim é mais fácil focar. Tem semanas que eu tenho 30 jobs para executar, então se eu olhar toda hora pra essa lista semanal eu vou entrar em pânico, minha ansiedade vai atingir o pico. Por isso eu prefiro focar somente no que eu tenho para hoje – uma coisa de cada vez.

3. acorde cedo
Eu sempre odiei acordar cedo! Dormir para mim é essencial. Se eu não durmo de 7 a 8 horas por dia eu viro uma megera!!!! Fico num mal humor absurdo e com a tolerância zero.

Por esse motivo eu sempre fui muito de trabalhar de noite. Acontece que eu estava quase trocando o dia pela noite, ficava trabalhando até de madrugada e no dia seguinte acordava tarde. Eu percebi que não estava sendo muito produtiva, me via trabalhando aos sábados e domingos porque não conseguia concluir tudo durante a semana. Hoje em dia eu começo a trabalhar às 7h30 da manhã. O processo para eu chegar nesse nível foi longo – demorei quase 1 mês para re-educar meu organismo, mas hoje eu consigo acordar disposta.

Lá pelas 10h30 eu já fiz taaaaanta coisa! E por esse motivo eu não tenho mais aqueles ataques de ansiedade e minha produtividade aumentou muito, e sem alterar minha criatividade (eu sempre achava que era mais criativa à noite). Se eu preciso sair para algum compromisso eu tento marcar no período da tarde, assim eu tenho a parte da manhã para trabalhar.

4. respeite seu corpo
Nós não somos robôs!! Nosso corpo precisa de muita água, comida saudável e exercício. Às vezes ficamos doentes, não estamos dispostos. É importante entender nosso corpo e saber quando parar.

Existem domingos que eu tiro o dia para dormir e assistir netflix. Não agendo compromissos e fico o dia inteiro de pijama. Na segunda-feira seguinte, parece que eu retornei de férias, me sinto revigorada. Outro ponto é entender o seu corpo em termos de energia e saúde: se eu como muito doce, macarrão e não tomo água suficiente, me sinto mais cansada que o normal, por isso sempre tento parar uns momentos no dia para cozinhar algo saudável e sempre tenho um copo d’água na minha mesa de trabalho. É claro que eu não sou perfeita e muitas vezes negligencio essa parte – deixo de fazer exercício num dia muito corrido, faço um macarrãozinho porque é mais rápido, e por aí vai. Mas em geral eu tento (sem nóia) manter uma vida saudável.

5. urgente x importante
Muito cuidado ao só fazer o que é “urgente”. Pois aquele trabalho “importante” que você não fez hoje será o “urgente” de amanhã. E quando você menos perceber vai estar trabalhando naquele ritmo “bombeiro” – só apagando incêndio. Procrastinar é um vício, e tem um efeito colateral alto: ansiedade e culpa –  A ansiedade vai bater forte pelo o que você ainda tem que fazer e a culpa pelo o que você não fez.

Vale também equilibrar tarefas rápidas e projetos longos. Deixe as tarefas que você executa em até 20 minutos para as primeiras da sua lista de manhã, assim você tem mais tranquilidade para se concentrar em projetos mais longos e difíceis no decorrer do dia.

6. arrume seu espaço de trabalho
Eu simplesmente não consigo pensar se o meu escritório está bagunçado. Ou se a minha casa está de pernas para o ar. Parece que fica um “whats app mental” apitando dentro da sua cabeça com a mensagem – “Arrume essa bagunça!”. Um dos mil motivos que faz a gente perder a concentração.

7. responda emails com rapidez, porém não prontamente
Ser organizado e ter uma rotina na hora de responder emails facilita a vida. Se você parar o que está fazendo para responder cada email que aparece na sua caixa de entrada você simplesmente não trabalha.

Ao mesmo tempo eu acho um desrespeito deixar o cliente sem uma resposta por dias. Por isso eu tento manter um equilíbrio entre responder rapidamente x prontamente.
Eu costumo responder em média 40 emails por dia, e gasto em média 2 horas para concluir isso. É muito tempo! Mas é uma escolha que eu fiz, porque meu atendimento é somente por email e nunca por telefone. Imagina se esses 40 emails se tornassem 40 ligações me interrompendo num dia de trabalho – de fato eu já estaria louca.

Eu sento duas vezes no dia para responder emails: logo pela manhã e ao concluir minhas tarefas no fim da tarde. Com exceção se estou fazendo um trabalho urgente e trocando informações com o cliente praticamente em tempo real, daí eu vou respondendo prontamente.

Outra dica que eu dou – tenha emails pré-escritos: orçamentos, faqs, instruções de arquivos prontos, etc. Tudo aquilo que você precisa repetir de um cliente para outro. Daí ao responder depois você apenas edita com as informações que sejam cabíveis no email que você precisa responder.

É isso! Espero que tenham gostado e achado as informações úteis. Quero saber de vocês nos comentários o que vocês fazem para manter o foco, a criatividade e sanidade em perfeitas condições também! Rs..

xoxo, Thais
Deixe seu comentário
* Preenchimento obrigatório. Seu email não será divulgado.

10 comentários
  1. Pri - 30/11/15 - 01h29

    Amei as dicas! Trabalho com conteúdo digital e realmente, quando pequenas grandes demandas acumulam ou aparecem uma atrás da outra, e não sabemos planejar, a coisa fica desesperadora. rs

    Sou da opinião que mesmo com uma rotina maluca, boa alimentação é fundamental. E sim, má alimentação interfere no rendimento. ^^’

    E neste caso, para quem não trabalha em casa, leve marmita. Mas marmita para diferentes momentos do dia: almoço, fruta/iogurte/sanduíche para o lanche, chás e sucos etc.

    Além de economizar, você aprende a cuidar de si própria. ;)

    Beijão!

    • Thais - 30/11/15 - 07h42

      Oi Pri!
      Isso mesmo!! Quando eu trabalhava em escritório sempre levava marmita. E tinha na geladeira do escritório vários snacks para o dia: iogurtes, frutas, etc.. Se eu não levava marmita acaba indo no Mc Donalds, terrível! ://
      beijoss

  2. estefania - 30/11/15 - 20h34

    Tudo que você descreveu se encaixa perfeitamente no que vivo hoje, Faço projetos de arquitetura e agora estou trabalhando em casa e tentando me reorganizar, dicas preciosas Thais.
    Só acrescento que me arrumo e me visto como se fosse trabalhar fora, manter o visual legal também faz parte.
    Um dia penso em ter um blog e certamente você irá criar pra mim.
    Bjocas e não some não, adoro seu trabalho, e acompanho sempre.
    P.s : torcendo pra você fazer o calendário de 2016 rsrsrrs

    • Thais - 02/12/15 - 09h22

      Oi Estefania! Vai ter calendário de 2016 sim! (: Já estou trabalhando nele, estará disponível para download em breve. beijos!

  3. estefania - 02/12/15 - 18h49

    obaaaaa, penso que ser um desbunde de lindo, como tudo que você faz.

  4. BA MORETTI - 02/12/15 - 22h36

    dicas maravilhosas :) e nada como ter dias produtivos e dormir sem aquele peso na consciência né? ♥

  5. Duda - 18/02/16 - 17h17

    Oi Thais!
    Acompanho o seu trabalho a algum tempo e sou apaixonada <3
    Comecei a ser freelancer a alguns meses na área de web design mas me sinto bem perdida.
    Desculpa a pergunta, mas com essa demanda de e-mails e todos os trabalhos que você faz, quantos serviços por mês você acha razoável pegar e quantos geralmente você pega?
    Eu por muitas vezes acabo pegando mais serviços do que o necessário e acabo ficando super atarefada. Ainda não consegui me organizar para pegar X serviços por mês de uma forma que seja mais simples e que eu tenha uma renda boa também no fim do mês.

    • Thais - 18/02/16 - 21h23

      Oi Duda! É bem difícil essa questão mesmo, às vezes eu me perco também e acho que acabo trabalhando mais do que devia.
      Eu costumo agendar um projeto grande por semana, além dos posts e artes institucionais do garotas estúpidas que são solicitados semanalmente ou quinzenalmente, depende. E os trabalhos pequenos e ajustes de projetos em aberto eu encaixo entre toda essa loucura kkk.
      Daí quanto cobrar você tem que estimar o quanto você quer ganhar por mês e diluir entre quantos trabalhos você consegue assumir. Vale também considerar que tipo de cliente você deseja atender e ver se ele está disposto a pagar o que você está pedindo. Também tem a questão da qualidade do seu trabalho, você precisa cobrar pelo o que ele merece. Pois em design, sempre terá alguém melhor e alguém pior que você, basta você entender seu espaço no mercado.
      Espero ter ajudado!
      beijos!! Thais

  6. Cidah Campos - 25/05/16 - 23h02

    Meu Deus, me vi nesse post. Realmente é bem complicado manter uma rotina, sempre fico muito ansiosa quando não consigo realizar todas tarefas do dia. Amei demais as dicas!

    • Thais - 27/05/16 - 12h32

      Ah que bom Cidah! Espero ter ajudado! Sempre bom testar novas dicas para evoluir! ( : beijos

Up!